La palabra presupuesto ofrece una orientación bastante clara sobre su significado. Se compone de dos partes: el prefijo pre que quiere decir antes de y supuesto, que significa suceso. Así, un presupuesto aquello que se organiza con anterioridad a que suceda. Se aplica generalmente a la realidad económica y más concretamente a la planificación empresarial.
Los posibles sinónimos de presupuestar son muy diversos: planificar, pronosticar, prever, estimar o anticipar. Todos ellos expresan la idea de valorar previamente unos acontecimientos. Y si esto se proyecto sobre el ámbito empresarial, se trata de establecer unos objetivos que se pretenden alcanzar.
Para realizar un presupuesto de una actividad empresarial lo más importante es establecer con el mayor rigor posible cuál va a ser la previsión de la entidad. Como se trata de un documento estimativo, tiene un carácter subjetivo, es simplemente un pronóstico. Y para que dicha previsión sea válida, es preciso que incluya todas las variables que intervienen en la empresa.
La variable determinante es la proyección de las ventas que se pretenden realizar. Este dato es clave, pues a partir del mismo tiene sentido establecer la relación de gastos que se van a afrontar.
La idea de confeccionar un presupuesto es aplicable a cualquier circunstancia económica, ya sea familiar, empresarial o nacional.
Hay otro sentido del término presupuesto y se refiere al documento que se presenta a un cliente en relación a los servicios que se proponen y al coste que deberá asumir dicho cliente si acepta la propuesta. La elaboración de un presupuesto debe tener en cuenta una serie de aspectos. Por una parte, hay que valorar los gastos que se van a asumir ( coste de los materiales, de la mano de obra y otros gastos ). Además, a partir del coste del producto o servicio, hay que establecer el beneficio. Por último, se deberá estimar la inclusión de promociones y ofertas, para que el presupuesto sea lo suficientemente atractivo para el cliente.
El documento del presupuesto será efectivo si incorpora detalladamente todos los servicios que se proponen y el precio a pagar por cada uno de ellos. Es imprescindible indicar los datos legales de la empresa ( nombre, razón social, domicilio fiscal y datos para establecer un contacto ). Por último, hay que incorporar los datos del cliente, la cantidad total a pagar y la forma de hacerlo.